Trong thời điểm nền kinh tế thị trường đang có những sự phát triển vượt bậc và có nhiều cạnh tranh như hiện tại, việc lựa chọn đăng ký văn phòng đại diện và việc các doanh nghiệp đều sở hữu văn phòng đại diện cho riêng mình như một chiến thuật trong kinh doanh là rất phổ biến. Vậy, văn phòng đại diện là gì và vì sao cần đăng ký văn phòng đại diện, cùng Saigon Legal tìm hiểu nhé!

1. Vì sao doanh nghiệp cần đăng ký văn phòng đại diện?

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được lập ra với mục đích đại diện cho quyền lợi và tiến hành các hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp ở một khu vực hoặc địa phương khác ngoài trụ sở chính. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có chức năng trực tiếp kinh doanh hay thực hiện các hoạt động tạo ra doanh thu. 

Vì thế, nếu doanh nghiệp chỉ có nhu cầu tạo ra một đơn vị với vai trò hỗ trợ tiếp cận khách hàng và các đối tác một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn thì thành lập văn phòng đại diện là một lựa chọn hoàn hảo để dễ dàng tránh được các thủ tục phức tạp về kê khai thuế. 

2. Chức năng chính của văn phòng đại diện

Tuy không có khả năng trực tiếp kinh doanh nhưng văn phòng đại diện đóng một vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chính. Một số vai trò của chúng gồm: 

• Đại diện doanh nghiệp: Đóng vai trò là cơ quan đại diện cho doanh nghiệp tại khu vực, quốc gia hoặc vùng lãnh thổ khác. Đây cũng chính là nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin giữa doanh nghiệp và đối tác, khách hàng hoặc cơ quan nhà nước.
• Xúc tiến thương mại: văn phòng đại diện làm rất tốt các công việc xúc tiến thương mại như tìm kiếm cơ hội kinh doanh, kết nối với đối tác tiềm năng, nghiên cứu thị trường, và tham gia các hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện để quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp chính.
• Nghiên cứu thị trường: Vì có cơ hội được tiếp xúc gần với các đối tượng khách hàng nên văn phòng đại diện làm rất tốt việc nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin về nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, cũng như các xu hướng cạnh tranh tại địa phương. Nhờ vào những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thị trường mục tiêu, từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận công ty.
• Hỗ trợ khách hàng: Hỗ trợ khách hàng như tư vấn, trả lời thắc mắc, và giải quyết các vấn đề kỹ thuật hoặc hành chính là một trong những chức năng tất yếu cần phải có của văn phòng đại diện.
• Liên hệ và giao dịch: Văn phòng đại diện giữ vai trò là cầu nối liên lạc giữa doanh nghiệp và các đối tác, cơ quan chức năng tại địa phương.
• Quảng bá hình ảnh và thương hiệu: Văn phòng đại diện có thể tổ chức các sự kiện, hội nghị hoặc các chiến dịch quảng bá nhằm nâng cao hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp tại khu vực hoạt động.

3. Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện đối với DNTT, Công Ty TNHH, Công Ty Cổ Phần, Công Ty Hợp Danh

Các mô hình công ty của doanh nghiệp như Doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Công ty hợp danh đều có chung một thủ tục đăng ký như sau:

Đầu tiên, cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết cho thủ tục đăng ký văn phòng đại diện, bao gồm:

• Thông báo về vấn đề thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, do người đại diện theo pháp luật của công ty ký.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
• Bản sao nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh), của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần); nghị quyết và quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên) liên quan đến việc thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Sau đó, tùy thuộc vào từng trường hợp của mỗi công ty, để đảm bảo mọi thứ được diễn ra theo đúng quy định của pháp luật, sau khi hồ sơ được nộp cho Sở Kế hoạch và Đầu tư, hồ sơ sẽ được tiếp nhận và cơ quan này sẽ tham khảo ý kiến từ nhiều cơ quan có liên quan khi xử lý hồ sơ.  Sau khoảng 03 ngày làm việc, Sở Kế Hoạch và Đầu tư sẽ trả kết quả lại cho doanh nghiệp. 

Trường hợp hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ không chính xác, cơ quan sẽ gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do bị từ chối để doanh nghiệp tiến hành chỉnh sửa và nộp lại vào lần tiếp theo.

4. Saigon Legal – dịch vụ tư vấn đăng ký văn phòng đại diện nhanh chóng

Văn phòng đại diện đóng một vai trò quan trọng đối với hầu hết các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế mà đôi khi các doanh nghiệp đều muốn nhanh chóng hoàn thành các thủ tục và đưa văn phòng đại diện vào hoạt động sớm nhất có thể. Để làm được điều này, ngoài việc tự tìm hiểu và hoàn thành các thủ tục, bạn cũng có thể lựa chọn tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ này một cách uy tín nhất để trao gửi niềm tin. 

Với nhiều kiến thức chuyên môn về luật kinh doanh, Saigon Legal chắc chắn là một lựa chọn hoàn hảo của bạn khi muốn tìm kiếm một dịch vụ tư vấn trọn gói về các vấn đề liên quan đến thành lập công ty. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm, quy trình hợp tác đơn giản, nhanh chóng là những thứ mà Saigon Legal cam kết mang đến cho bạn. Nếu chưa tìm được đơn vị nào để “gửi gắm”, hãy chọn Saigon Legal, chắc chắn bạn sẽ không thất vọng.

Mọi hoạt động liên quan đến luật pháp cần phải cẩn trọng và chính xác. Để hoạt động kinh doanh suôn sẻ bạn cần có đầy đủ các giấy tờ pháp lý. Đừng để một vài thông tin sai lệch làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn. Hy vọng những thông tin trong bài viết này đủ để bạn có thể tiếp nhận được các thông tin cần thiết đối với việc thành lập công ty cũng như là doanh nghiệp của riêng bạn.